10 reglas de oro para la gestión de proyectos TI

Junio 19, 2015 | Blog, Destacado

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En medio de esa gran “fauna” de contenido que se publica diaramente vía Twitter, me llamó particularmente la atención el siguiente enunciado: “10 lecciones de project management para el desastre del Titanic“. Se trataba, ni más ni menos, que de un post de TechRepublic que resume, en 10 sencillos puntos, cómo una buena gestión de proyectos puede evitar que su empresa “se hunda” (continuando con la analogía del autor) Simple, directo y útil. A continuación se presenta la traducción del mencionado post, escrito originalmente por Calvin Sun de TR.

10 lecciones de project management que nos dejó el Titanic

Cientos de años atrás, el Titanic se hunde en el océano luego de chocar contra un iceberg. Más de 15mil personas murieron en dicha catástrofe. Este evento ha sido protagonista de numerosos libros y películas, pero también nos dejó una enseñanza sobre los errores en el project management. He aquí 7 lecciones referidas al hundimiento en sí y otras 3 relacionadas al rescate de la víctimas.

1- Necesitas conocer qué estás midiendo

La falta de salvavidas en el barco es un asunto más que conocido en la historia del Titanic, y sin dudas jugó un papel importante en el número de muertes. Sin embargo, sabía usted que en realidad se contaba con la cantidad exigida? De acuerdo con las normas del momento, el peso de la nave (sin pasajeros bordo) determinaba cuántos salavidas debía tener. Obviamente esta medición debió ser re-evaluada luego de la catástrofe.

Ahora baje esta situación a su propia empresa: cuántas veces le sucedió lo mismo? Si no es detallista en este aspecto y aplica las medidas correctas para la gestión de proyectos, usted también tendrá problemas.

2- Las “suposiciones” pueden matarte

Horas antes del accidente, el encargado de las comunicaciones en el Titanic, Jack Phillips, recibió un mensaje de un barco cercano, donde se le comentaba de la gran cantidad de icerbergs en la zona. A todo esto, Phillips estaba más preocupado de la satisfacción de los pasajeros del Titanic y, mientras provesaba los mensajes de los clientes de primera clase, fue cuando intentaron advertirle del peligro. Desafortunadamente, a lo que él consideraba un mensaje “molesto” y “sin importancia”, respondió bruscamente: “Cállese, estoy trabajando!”. Como consecuencia, Phillips nunca llegó a recibir el aviso del iceberg con el que colisionó minutos más tarde.

Cuántas veces dejamos de lado asuntos que son realmente importantes a causa de suposiciones y soberbia? Seguramente nosotros pensamos que contamos con la tecnología más apropiada, software actualizados o tomamos las decisiones correctas. Quizás suponemos que otro departamento debería estar ocupándose del asunto. Suponemos también que el cliente o el proveedor recibió el mensaje y se ocupará efectivamente de nuestro pedido a tiempo. “Suponer” suele ser acertado en algunas ocaciones, pero si haces que toda tu plan gire en torno de suposiciones, te puedes llevar una sorpresa no muy grata.

3- Las distracciones son peligrosas

Por supuesto que, cuando pensamos en este accidente en particular, la culpa siempre recae en el capitán y los operadores a bordo. Al estar al tanto de los riesgos que implica navegar en una zona repleta de icebergs, deberían heberse enfocado más en las comunicaciones con el exterior (faros y otros barcos) y menos en los caprichos de los pasajeros.

El incidente de Phillips, entonces, ilustra otra lección para la gestión de proyectos: las consecuencias de estar distraído. Qué tan seguido llegas a tu puesto de trabajo con todas las intenciones de ponerte al día con tu lista de pendientes y terminas desviando tu atención al chatear con un compañero o en algo que te llamó la atención en la web. Si gran parte de los miembros de tu equipo encontraran suficientes distracciones a diario, entonces el proyecto se caería a pedazos.

4- Las pequeñas cosas suman.


Una serie de pequeños factores jugaron un papel importantísimo en el desastre del Titanic
. Supuestamente los serenos no tenían binoculares, ya que se los dejaron olvidados en Southampton, donde el Titanic emprendió su viaje. Jack Phillips hizo oídos sordos a un barco que intentaba advertirle del iceberg. Esos dos puntos hoy nos parecen claves, pero en el momento eran situaciones de la vida cotidiana y no se podía predecir que serían unos de los desencadenantes de semejante catástrofe.

Frederick Brooks autor del libro “The Mythical Man-Month”, hace la siguiente pregunta retórica: “Cómo llega el software de un proyecto a quedar desactualizado? Un día a la vez.” Él explica que si un problema mayor acontece, el equipo del proyecto pondrá todo su empeño para corregirlo. De todas formas, dicho equipo pudo haber fallado al percibir las “señales” del futuro problema y dejaron de lado pequeños detalles que van sumando en el día a día (como la inasistencia de un empleado o postponer una reunion de negocios) y pueden afectar a la consecución de los objetivos del proyecto.

5- Mantener bien informada a todas las partes

Siguiendo con el ejemplo del choque con el iceberg, la enfermera de la familia Allison, pasajeros de primera clase, tomó al hijo más pequeño sin contar a dónde iba. Ella y Trevor, el nombre del niño, lograron subir a un bote salvavidas y fueron rescatados. A todo esto, como los padres no sabían dónde estaban, pasaron el resto del tiempo que tenían buscando a su hijo, renunciando a las oportunidades de tomar un bote y sobrevivir. Como resultados, los padres y el hermanito de 3 años se hundieron con el barco.

Sus proyectos pueden no ser tan significantes como la vida de estas personas y el hundimiento de un crucero, pero aún así los involucrados (clientes, inversores, empleados) deben estar al tanto de lo que acontece y los tiempos que estimas para cada acción, así como también del progreso del proyecto. Mantener una comunicación clara y fluida hará a todos más felices.

6- La perspectiva de otras personas importa

Una de las víctimas del Titanic fue John Law Hume, de 23 años de edad, miembro de la banda. Pocas semanas después del hundimiento, la compañía que administraba la banda le envía una carta al padre, pidiendo el dinero del uniforme de su hijo, que aún no estaba pago. A pesar de el reclamo de la empresa era justo (para ellos), al padre le resultó muy insensible de su parte.

De la misma manera, cuando explicamos los diferentes puntos de un proyecto, especialmente cuando se trata de aspectos técnicos a los miembros del equipo, intenta prestarle atención a la perspectiva de los oyentes en ese momento. Si un cliente pregunta algo, trata de ver más allá de la pregunta en sí y piensa en qué lo llevó a esa duda. Si uns persona con conocimientos técnicos está explicando el funcionamiento de un programa o dispositivo, condúcelo a que la explicación sea lo suficientemente clara. Una comunicación eficaz desemboca en cliente más felices.

7- Cambiar de segmento objetivo puede lastimarte

El Titanic era uno de los tres barcos más nuevos construídos por la empresa “White Star Line”. La compañía puso su énfasis en el lujo y no en la velocidad a la hora de promocionarlo. Aún así, durante el viaje, el presidente de White Star (J.Bruce Ismay) presionó al Capitán Edward Smith que aumentara la velocidad de la nave. Esta alta velocidad contribuyó a la colisión, evitando que el barco tuviera tiempo suficiente para reaccionar a tiempo.

En los proyectos, tenga mucho cuidado con los cambios a última hora. Muchos clientes suelen exigir “pequeñas modificaciones” en el plan sobre la marcha, aunque a decir verdad es muy raro que un cambio sea “pequeño” cuando ya se trazó una estrategia. Por lo general, una acción depende de la otra y están todas

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